PDPA Notice

The Personal Data Protection Act 2010 (“the Act”) is an Act that is passed by the Malaysian government to regulate the processing of personal data in a commercial transaction. To comply with the Act, Sime Darby Berhad (“we” or “us” or “our”) are required to manage the personal data that we collect from you.

The purposes for which your personal data may be used are, but not limited to:-

• Internal record keeping
• To provide services to you
• To improve our products and services
• To customize this website according to your interests
• To enable you to provide goods or services to Sime Darby
• To assess your job application
• To administer your participation in any contest/programme related to the public organized by us
• To conduct internal activities
• To send you festive messages, promotional message and special offers based on your privacy preferences
• To better understand your needs as our customer
• For security and fraud prevention purposes
• For the purposes of statistical analysis of data
• For profiling your preferences
• For finance and marketing activities
• For the purposes of our corporate governance
• For the purposes of our corporate exercises
• To send you event invitations based on selective events
• For the purposes of complying with the Companies Act 2016
• For the purposes of inclusion in media engagements and / or any relevant or related events
• For the purposes of us preparing guest invitations, registration and / or sign-ups for our events
• For the purposes of printed and on-line publications
• For the purposes of issuing invoices (including e-invoices) and complying with other regulatory requirements and guidelines.

(collectively, “the Purposes”) Your personal data will be collected from various on-line forms available during your visits to Sime Darby’s website, existing guest lists, business cards, guest books and / or any events organised by us and / or any of the Group (as hereinafter defined).

You may be required to supply us with your name, company’s name, address, country, telephone numbers, fax numbers and email address.

If you fail to supply us with such personal data, we may not be able to process and/or disclose your personal data for any of the above Purposes.

Please be informed that your personal data may be disclosed, disseminated and/or transferred to companies within the Sime Darby Group (including the holding company, subsidiaries, associated, related and affiliated companies as well as their subsidiaries, associated and affiliated companies, both local and international), whether present or future (collectively, “the Group”) or to any third party organizations or persons for the purpose of fulfilling our obligations to you in respect of the Purposes and all such other purposes that are related to the Purposes and also in providing integrated services, maintaining and storing records.

To this end, we are committed in ensuring the confidentiality, protection, security and accuracy of your personal data made available to us. It is your obligation to ensure that all personal data submitted to us and retained by us are accurate, not misleading, updated and complete in all aspects. For the avoidance of doubt, we and/or the Group and/or its employees or authorized officers or agents will not be responsible for any personal data submitted by you to us that is inaccurate, misleading, incomplete and not updated.

Further, we may request your assistance to procure the consent of third parties whose personal data is made available by you to us and you hereby agree to use your best endeavours to do so.

You may at any time after the submission of your personal data to us, submit your request for access to your personal data by submitting such request to us at the address stated below in the event:

1. you require access to and/or wish to make corrections to your personal data subject to compliance of such request for access or correction not being refused under the provisions of the Act and/or existing laws;
2. you wish to enquire about your personal data; and
3. you are no longer agreeable to us retaining, holding or storing your personal data. However, please note that this may result in us not being able to properly perform or discharge our obligations to you.

Group Communications
Level 9, Menara Sime Darby,
Oasis Corporate Park,
Jalan PJU 1A/2, Ara Damansara,
Selangor, Malaysia.
communications@simedarby.com

Any personal data retained by us shall be destroyed and/or deleted from our records and system in accordance with our retention policy in the event such data is no longer required for the said Purposes.

We trust that you will consent to the processing of your personal data and that you declare that you have read, understood and accepted the statements and terms herein.

Sime Darby Berhad (“kami”) sedang menjalankan satu usaha untuk mematuhi Akta Perlindungan Data Peribadi 2010. Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (“Akta”) adalah suatu Akta yang telah diluluskan oleh Kerajaan Malaysia untuk mengawal selia pemprosesan data peribadi dalam transaksi komersial. Bagi mematuhi Akta tersebut, kami dikehendakki untuk menguruskan data peribadi yang kami kumpulkan daripada anda.

Tujuan penggunaan data peribadi anda adalah untuk, tetapi tidak terhad kepada:-

• Penyimpanan maklumat
• Untuk menyediakan perkhidmatan yang lebih baik kepada anda
• Untuk memperbaiki produk dan perkhidmatan kami
• Untuk menyesuaikan laman web ini mengikut citarasa anda
• Untuk membolehkan anda menyediakan produk dan perkhidmatan kepada Sime Darby
• Untuk proses penilaian permohonan kerja anda
• Untuk mentadbir penyertaan anda di dalam mana-mana pertandingan/program yang kami anjurkan
• Untuk menjalankan aktiviti-aktiviti
• Untuk menghantar mesej-mesej perayaan, promosi atau apa-apa tawaran istimewa
• Untuk menghantar jemputan tertentu
• Untuk lebih memahami keperluan anda sebagai pelanggan atau tetamu kami dalam majlis kami
• Untuk tujuan keselamatan dan pencegahan penipuan
• Untuk tujuan analisis statistik data
• Untuk tujuan memprofil keutamaan anda
• Bagi maksud mematuhi Akta Syarikat 1965
• Untuk aktiviti kewangan dan pemasaran
• Untuk tujuan tadbir urus korporat kami
• Bagi maksud kemasukan dalam tugasan media dan / atau mana-mana majlis yang berkaitan
• Bagi maksud menyediakan jemputan tetamu, pendaftaran dan / atau mendaftar untuk acara-acara kami
• Bagi maksud penerbitan bercetak dan penerbitan dalam talian kami

(secara kolektif, “Tujuan-Tujuan tersebut”) Data peribadi anda mungkin dikumpulkan daripada borang-borang di dalam talian semasa anda melayari laman web Sime Darby atau dikumpulkan daripada senarai tetamu yang sedia ada, kad perniagaan, buku tetamu dan / atau mana-mana acara yang dianjurkan oleh kami dan / atau mana-mana syarikat di dalam Kumpulan (seperti yang ditakrifkan kemudian daripada ini)

Anda mungkin diperlukan untuk membekalkan kami dengan nama anda, nama syarikat, alamat, negara, nombor telefon, nombor faks dan alamat emel.

Sekiranya anda gagal untuk membekalkan kami dengan data peribadi tersebut, kami mungkin tidak dapat memproses dan/atau menzahirkan data peribadi anda bagi mana-mana Tujuan tersebut di atas.

Sila maklum bahawa data peribadi anda boleh didedahkan, disebarkan atau dipindahkan kepada syarikat-syarikat di dalam Kumpulan Sime Darby (termasuk syarikat induk, anak-anak syarikat, syarikat-syarikat yang berkaitan dan syarikat-syarikat sekutu mereka tempatan dan juga antarabangsa), samada pada masa sekarang atau pada masa hadapan (secara kolektif, “Kumpulan”), atau kepada mana-mana organisasi pihak ketiga tujuan memenuhi tanggungjawab kami kepada anda berkaitan dengan Tujuan-Tujuan tersebut dan dan juga tujuan-tujuan yang berkaitan dengan Tujuan-Tujuan tersebut serta dalam menyediakan perkhidmatan-perkhidmatan bersepadu, penyelenggaraan dan penyimpanan rekod-rekod.

Untuk tujuan ini, kami komited dalam memastikan kerahsiaan, perlindungan, keselamatan dan ketepatan data peribadi anda yang dibekalkan kepada kami. Adalah menjadi tanggungjawab anda untuk memastikan bahawa kesemua data peribadi yang diserahkan kepada kami dan disimpan oleh kami adalah tepat, tidak mengelirukan, dikemaskini dan lengkap dalam semua aspek. Bagi mengelakkan keraguan, kami dan/atau Kumpulan dan/atau pekerjanya atau pegawai yang diberi kuasa atau ejen tidak akan bertanggungjawab untuk sebarang data peribadi yang diserahkan oleh anda yang tidak tepat, mengelirukan, tidak lengkap dan tidak dikemaskini.

Di samping itu, kami boleh meminta bantuan anda untuk memperolehi persetujuan daripada pihak ketiga yang data peribadinya telah dikemukakan oleh anda kepada kami dan anda dengan ini bersetuju untuk menggunakan usaha terbaik anda untuk berbuat demikian.

Anda boleh, pada bila-bila masa selepas penyerahan data peribadi anda kepada kami, mengemukakan permintaan untuk akses kepada data peribadi anda dengan mengemukakan permohon tersebut kepada kami di alamat seperti di bawah jika:

1. anda memerlukan akses kepada dan/atau ingin membuat pembetulan kepada data peribadi anda, tertakluk kepada pematuhan permintaan untuk akses atau pembetulan itu tidak ditolak di bawah peruntukan Akta tersebut dan/atau undang-undang yang sedia ada;
2. anda ingin membuat pertanyaan mengenai data peribadi anda;
3. anda tidak lagi bersetuju dengan kami memegang, menyimpan atau mengekalkan data peribadi anda. Walau bagaimanapun, sila ambil perhatian bahawa ini mungkin menyebabkan kami tidak dapat melaksanakan atau menunaikan tanggungjawab kami kepada anda.

Kumpulan Komunikasi
Tingkat 9, Menara Sime Darby,
Oasis Corporate Park,
Jalan PJU 1A/2, Ara Damansara,
Selangor, Malaysia
communications@simedarby.com

Sebarang data peribadi yang dikekalkan oleh kami akan dimusnahkan dan/atau dipadamkan daripada rekod dan sistem kami selaras dengan dasar pengekalan yang terpakai oleh kami jika data tersebut tidak lagi diperlukan bagi Tujuan-Tujuan tersebut.

Kami percaya bahawa anda akan memberi persetujuan untuk pemprosesan data peribadi anda dan anda mengaku bahawa anda telah membaca, memahami dan menerima pernyataan-pernyataan dan terma-terma yang terkandung di dalam ini.

The Personal Data Protection Act 2010 (the “Act”), which regulates the processing of personal data in commercial transactions, applies to Sime Holdings Berhad (“SDHB”), its holding company, Sime Darby Berhad (“SDB”), SDB’s direct and indirect subsidiaries, associated, related and affiliated companies as well as their subsidiaries, associated, related and affiliated companies, both local and international), whether present or future (“the Group”),  [(“our”, “us” or “we”)]. For the purpose of this written notice (“Notice”), the terms “personal data” and “processing” shall have the same meaning as prescribed in the Act.

1. This Notice serves to inform you that your personal data is being processed by us or on our behalf and you hereby give your consent to the processing of your personal data.
2. Your personal data includes your name, NRIC number, passport number, photograph, place of birth, date of birth, marital status, residential address, e-mail address, contact numbers and details, age, race, gender, nationality, religion, medical information, particulars of educational qualification and academic achievements, employment history and achievements, proficiency in languages and personal skills, Employee Provident Fund (“EPF”) details, Social Security Organization (Malaysia) (“SOCSO”) details, Income Tax details, bank account details and all other personal data (“Personal Data”), we again collect from you on any subsequent occasion.
3. Your personal data is being or is to be collected and further processed for:
   1. in connection with conduct of relevant inquiries to verify the information provided by you in your application;
   2. purposes of consideration, evaluation and selection of your application including reference checks and background screening where applicable;
   3. security and access within the Company;
   4. contact purposes;
   5. and/or connection with complying with laws and regulations including requirements of any government, quasi-government, regulatory authorities, law enforcement agency requirement, court orders, legal processes or is required by law;
   6. administration and management of employment matters i.e. salary and benefits;
   7. career progression and personal development;
   8. Long Term Incentive Plan;
   9. analytics as required by governmental bodies or other agencies;
   10. employment and industrial relations disputes, including but not limited to litigation;
   11. corporate exercises undertaken by the Group;
   12. Management of Performance;
   13. application of work permits and immigration requirements;
   14. loans, insurance, medical purposes;
   15. research, salary surveys, auditing;(collectively, the “Purposes”).
4. Your personal data is being or is to be collected as mentioned in paragraph 2 and from your job application submission via the “Workday Career Site” together with all information that submitted by you through any online and/or physical submission, background checks and references (“Application Submission”).
5. You may, by providing us with a notice in writing: (a) limit the processing of your personal data or request us to cease or not begin processing your personal data for purposes of direct marketing; and/or (b) withdraw your consent previously given to us (in full or in part) to the processing of your personal data, subject to any applicable legal restrictions and a reasonable duration of time for such notice/request to be effected. If you limit the processing or withdraw your consent to any or all use of your personal data, it may result in: (i) us being unable to continue to administer any arrangement or contractual relationship in place between you and us; (ii) us being unable to (continue to) perform any of our contractual obligations to you (if any); (iii) us being unable to process your personal data for any of the Purposes; and/or (iii) the termination of any arrangements/agreements/contracts between you and us, without any liability on our part ("Consequences”).
6. You may contact us with any inquiries or complaints in respect of your personal data by contacting us as follows:
   Group Head Office

   PDPA Officer, Human Resources, GHO
   	+603 7623 2031
   	+603 7623 2110
   	group.human.resources@simedarby.com

   Motors Division

   PDPA Officer, Human Resources, Motors Division
   	+603 7627 0688
   	+603 7627 0699
   	motors.hr@simedarby.com

   Industrial Division

   PDPA Officer, Human Resources, Industrial Division
   	+603 8068 8549
   	+603 8068 8214
   	zarina.zainal@simedarby.com

   APS

   Human Resource Data Protection Officer (HRDPO)
   	+603 2772 2021
   	+603 2772 2020
   	rozita.mohdnor@sdlockton.simedarby.com

7. Subject to provisions of the Act:
   1. you may, upon payment of a prescribed fee, make a data access request in writing to us; and
   2. we may refuse to comply with a data access request or a data correction request and shall, by notice in writing, inform you of our refusal and the reasons of our refusal.
8. Any of the Group entity who collected your personal data may disclose or may disclose your personal data to companies within the Group, to any third parties organizations who are providing administration and/or other services to the Group, who are our business partners, who are involved in any corporate exercises undertaken by the Group, who are governmental departments and/or agencies, regulatory and/or statutory bodies and any such third party requested or authorized by you within or outside Malaysia, for and in respect of the Purposes.
9. We may require your assistance if the personal data relating to other persons is required to process your personal data for the Purposes and you hereby agree to use your best endeavours to assist us when required.
10. In the event that personal data of any third party is supplied by you to us, you shall ensure that such third party has read this Notice and consented to us collecting his/her personal data for any of the Purposes prior to the supply of his/her personal data to us.
11. Where another person is providing/submitting any of your personal data to us, you agree that you have authorised the disclosure of your personal data to us and consented to the processing of your personal data by us in accordance with this Notice.
12. It is obligatory that you supply us your Personal Data as mentioned paragraph 2 (collectively, “compulsory personal data”). If you fail to supply us the compulsory personal data, it may result in any of the Consequences (as specified in paragraph 5 above).
13. We may transfer your personal data to a place outside Malaysia and you hereby give your consent to the transfer.
14. You are responsible for ensuring that the information you provide us is accurate, complete, not misleading and is kept up to date.
15. In the event of any inconsistency between the English version and the Bahasa Malaysia version of this Notice, the English version shall prevail over the Bahasa Malaysia version.

We may update and amend this Notice from time to time. We will notify you of any amendments to this Notice via announcements on our website or any other appropriate means. Any such amendments will be effective upon such notification.

Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (“Akta” tersebut) yang mengawal selia pemprosesan data peribadi dalam transaksi komersial, terpakai kepada Sime Darby Holdings Berhad, syarikat induk, Sime Darby Berhad (“SDB”), anak syarikat, syarikat sekutu, syarikat berkaitan, syarikat gabungan SDB (lokal dan antarabangsa) sekarang dan masa hadapan (“kami”). Untuk tujuan notis bertulis ini (“Notis”), terma-terma “data peribadi” dan “pemprosesan” mempunyai maksud yang sama seperti yang ditakrif dalam Akta tersebut.

1. Notis ini bertujuan untuk memaklumkan kepada anda bahawa data peribadi anda sedang diproses oleh atau bagi pihak kami dan anda dengan ini memberikan persetujuan anda bagi pemprosesan data peribadi anda.
2. Data peribadi anda termasuk nama anda, nombor Kad Pengenalan Pendaftaran Negara, nombor paspot, gambar, tempat lahir, tarikh lahir, status perkahwinan, alamat kediaman, emel, nombor kontak, umur, bangsa, jantina, kewarganegaraan, agama, maklumat kesihatan, butiran kelayakan pendidikan dan pencapaian akademik, sejarah pekerjaan dan pencapaian, kecekapan dalam Bahasa dan kemahiran peribadi, Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP), Pertubuhan Keselamatan Sosial (SOCSO), Cukai Pendapatan, bank akaun dan semua data peribadi lain (“Data Peribadi”) yang mungkin akan dikumpulkan lagi oleh kami daripada anda pada bila-bila masa.
3. Data peribadi anda sedang atau akan dikumpulkan dan diproses selanjutnya untuk:
   1. pengendalian pertanyaan yang berkaitan dengan pengesahan maklumat yang dikemukan dalam permohonan anda;
   2. tujuan pertimbangan, penilaian dan pemilihan permohonan anda termasuk semakan rujukan dan saringan latar belakang jika berkenaan;
   3. keselamatan dan akses dalam Syarikat;
   4. tujuan perhubungan;
   5. dan/atau berkaitan dengan pematuhan undang-undang dan peraturan termasuk keperluan mana-mana kerajaan, separa kerajaan, pihak berkuasa, keperluan agensi penguatkuasaan undang-undang, perintah mahkamah, proses undang-undang atau dikehendaki dari sisi undang-undang;
   6. bagi pentadbiran dan pengurusan hal ehwal pekerjaan seperti gaji dan manfaat;
   7. kemajuan kerjaya dan pembangunan peribadi;
   8. Pelan Insentif Jangka Panjang;
   9. analisis seperti yang diperlukan oleh badan kerajaan atau agensi lain;
   10. pertikaian hal ehwal mengenai pekerjaan dan perhubungan perusahaan, termasuk tetapi tidak terhad kepada litigasi.
   11. Latihan korporat yang dijalankan oleh Kumpulan;
   12. Pengurusan Prestasi;
   13. permohonan permit kerja dan keperluan imigresen;
   14. tujuan pinjaman, insurans, perubatan;
   15. penyelidikan, kaji selidik, pengauditan;
   16. (secara kolektif, “Maksud-maksud” tersebut).
4. Data peribadi anda sedang atau akan dikumpulkan sepertimana tertera dalam perenggan 2 dan daripada penyerahan permohonan kerja anda melalui “Workday Career Site” bersama-sama dengan semua maklumat yang dikemukakan oleh anda melalui sebarang penyerahan secara talian dan/atau fizikal, semakan rujukan dan saringan latar belakang (“Penyerahan Permohonan”).
5. Anda boleh, melalui notis bertulis: (a) menghadkan pemprosesan data peribadi anda atau untuk memberhentikan atau tidak memulakan pemprosesan data peribadi anda bagi maksud pemasaran langsung); dan/atau (b) menarik balik persetujuan anda (sepenuhnya atau sebahagian) terhadap pemprosesan data peribadi anda, tertakluk kepada keperluan undang-undang dan tempoh yang munasabah untuk memproses notis bertulis / permintaan anda. Sekiranya anda menghadkan atau memberhentikan persetujuan anda untuk memproses data peribadi anda secara sebahagian atau sepenuhnya, ini mungkin mengakibatkan: (i) ketidakupayaan pihak kami untuk memuktamadkan sebarang kontrak dan / atau perjanjian anda dengan pihak kami; (ii) ketidakupanyaan pihak kami untuk terus menunaikan kewajipan kontrak terhadap anda; dan / atau (iii) penamatan sebarang transaksi / perjanjian / kontrak yang dimeterai antara pihak anda dengan kami, tanpa liabiliti kepada pihak kami (”Akibat-akibat”).
6. Sila hubungi kami dengan sebarang pertanyaan atau aduan berkenaan dengan data peribadi anda secara berikut:Group Head Office
   

   PDPA Officer, Human Resources, GHO
   	+603 7623 2031
   	+603 7623 2110
   	group.human.resources@simedarby.com

   Motors Division

   PDPA Officer, Human Resources, Motors Division
   	+603 7627 0688
   	+603 7627 0699
   	motors.hr@simedarby.com

   Industrial Division

   PDPA Officer, Human Resources, Industrial Division
   	+603 8068 8549
   	+603 8068 8214
   	zarina.zainal@simedarby.com

   APS

   Human Resource Data Protection Officer (HRDPO)
   	+603 2772 2021
   	+603 2772 2020
   	rozita.mohdnor@sdlockton.simedarby.com

7. Tertakluk kepada peruntukan-peruntukan Akta tersebut:
   1. Anda boleh, apabila dibayar fi yang ditetapkan, membuat suatu permintaan mengakses data secara bertulis kepada kami; dan
   2. Kami boleh enggan mematuhi permintaan mengakses data atau permintaan pembetulan data dan hendaklah, melalui notis bertulis, memaklumkan anda mengenai keengganan tersebut dan sebab-sebab bagi keengganan tersebut.
8. Kami menzahirkan atau boleh menzahirkan data peribadi anda kepada syarikat dalam Kumpulan ,mana-mana pihak ketiga yang menyediakan pentadbiran dan/atau perkhidmatan lain kepada Kumpulan, yang adalah rakan-rakan perniagaan kami,, yang terlibat dalam sebarang latihan korporat yang dijalankan oleh Kumpulan, agensi-agensi kerajaan, badan-badan kawal selia dan / atau berkanun dan dan mana-mana pihak ketiga yang diminta atau dibenarkan oleh anda di dalam atau di luar Malaysia, untuk Maksud-maksud tersebut.
9. Kami mungkin memerlukan bantuan anda jika data peribadi yang berhubungan dengan orang lain dikehendaki untuk memproses data peribadi anda untuk Maksud-maksud tersebut dan anda dengan ini bersetuju untuk menggunakan usaha terbaik anda untuk membantu kami bila dikehendaki.
10. Jika data peribadi pihak ketiga telah diberikan oleh anda kepada kami, anda hendaklah memastikan bahawa pihak ketiga tersebut telah membaca Notis ini dan bersetuju dengan pemprosesan data peribadinya untuk mana-mana Maksud sebelum memberikan data peribadinya kepada kami.
11. Jika orang lain memberikan/mengemukakan data peribadi anda kepada kami, anda bersetuju bahawa anda telah memberi kebenaran untuk pemberian/pengemukaan data peribadi anda dan anda bersetuju dengan pemprosesan data peribadi anda oleh kami selaras dengan Notis ini.
12. Ia adalah wajib untuk anda memberikan kepada kami Data Peribadi sepertimana tertera dalam perenggan 2 (secara kolektif, “data peribadi wajib”). Kegagalan pihak anda untuk memberikan kami data peribadi wajib tersebut mungkin menyebabkan Akibat-akibat tertentu yang timbul (sepertimana tertera dalam perenggan 5).
13. Kami boleh memindahkan data peribadi anda ke sesuatu tempat di luar Malaysia dan anda dengan ini memberikan persetujuan anda terhadap pemindahan tersebut.
14. Anda bertanggungjawab untuk memastikan bahawa maklumat yang anda berikan kami adalah tepat, lengkap, tidak mengelirukan dan terkini.
15. Sekiranya terdapat apa-apa konflik antara versi Bahasa Inggeris dan versi Bahasa Malaysia dalam Notis ini, versi Bahasa Inggeris akan mengatasi versi Bahasa Malaysia.

Kami mungkin mengemaskini dan meminda Notis ini dari semasa ke semasa. Kami akan memaklumkan anda apa-apa pemindaan kepada Notis ini melalui pengumuman di laman web kami atau cara-cara lain yang sesuai. Apa-apa pemindaan kepada Notis ini akan berkuatkuasa setelah pemakluman tersebut.